En la parte 1 de la matriz de gestion del Tiempo importancia vs urgencia habíamos visto esta útil y sencilla herramienta para organizar nuestro trabajo y ser mas eficientes. En esta oportunidad veremos como implementarla en nuestros puestos de trabajo y algunas ideas para sacarle todo el provecho posible tanto individualmente como en equipo.

La Matriz de Gestion del Tiempo Importancia vs Urgencia

La matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia nos plantea un marco para priorizar nuestras actividades. Nos permite definir que hacer con cada una de estas actividades según su importancia y urgencia. Si quieres saber mas, por favor lee primero este post

importancia vs urgencia la matriz de Steven Covey 3

 

Hoy quiero mostrarte algunas ideas de como puedes implementar la matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia en tu puesto de trabajo.

 

Formas de utilizar la Matriz de Gestion del Tiempo Importancia vs Urgencia

Esta matriz es muy fácil de dibujar tanto físicamente con papel y lápiz o de forma digital. Yo personalmente recomiendo no hacerla de forma digital. Es mucho mejor trabajar con nuestras propias manos y estimular la creatividad.

Puedes comprar un tablero de tamaño mediano. Se consiguen fácilmente de 120cm x 80cm o de 100cm x 60cm.  Pones el tablero en un lugar visible para ti y creas la matriz.

 

Planeando y priorizando mis tareas

La Matriz de Gestion del Tiempo importancia vs urgencia

Utiliza Post it para escribir las tareas y proyectos a incluir en la matriz. Los Post-it tienen una función fundamental. Te limitaran la cantidad de palabras que vas a escribir. La idea con la matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia es ser concisos. Aquí no vamos a describir como vamos a solucionar las tareas. Vamos a tener el mapa de navegación y un status de nuestro trabajo futuro. Ademas de ayudarnos a ser concisos, los post-it nos ayudaran a cambiar fácilmente una tarea entre un cuadrante y otro.

Si el tablero está en un lugar visible para ti, todos los días tendrás una foto macro de tu plan de trabajo. Es mucho mejor verlo grande que en la pantalla de un computador.

 

Planeando y priorizando tareas con mi equipo de trabajo

Generalmente no trabajamos solos, sino en equipo. Esto es un principio básico en innovación. Puedes leer este post para saber mas. Podemos adaptar fácilmente la matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia para visualizar el trabajo de todos.

Lo que haremos es asignarle un color de post-it a cada miembro del equipo de trabajo. De esta forma podemos saber fácilmente que tareas son de cada persona.

La Matriz de Gestion del Tiempo importancia vs urgencia 1

En este punto cobra mas importancia hacer la matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia de forma física en un tablero que en forma digital. Es mucho mejor entre todo el equipo estar viendo al mismo tiempo las tareas y entre todos hacer los cambios respectivos moviendo/creando/eliminando post-it. Este espacio colaborativo fomenta las ideas de todos los miembros para resolver tareas incluso las que no estén a su nombre.

 

Planeando y priorizando tareas por cuadrante

Puede pasar que despues de hacer la matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia tengas muchas tareas en cada cuadrante. Si consideras que es necesario priorizar tareas dentro de cada cuadrante, esta variante es para ti.

Lo que debes hacer es utilizar post-it de diferente tamaño para expresar la prioridad de las tareas dentro de cada cuadrante. Entre mas grande sea el post-it significa que dentro de ese cuadrante, esa tarea tiene la prioridad.

La Matriz de Gestion del Tiempo importancia vs urgencia 2

Nunca desconozcas la prioridad de los cuadrantes. Ésta prima sobre cualquier otra prioridad. Es decir, si pones una tarea en post-it grande en el cuadrante  de baja urgencia y baja importancia, esta tarea igualmente tendrá menos prioridad que una tarea en post-it pequeño en el cuadrante de alta importancia y alta urgencia.

 

Resumiendo

Hemos visto algunas formas en las que podemos usar la matriz de gestion del tiempo importancia vs urgencia. Esta sencilla herramienta es fácilmente adaptable tanto para trabajo individual como trabajo en equipo. Si tienes mas ideas de como utilizarla, compártelas con todos dejando un comentario.

 

Muchas gracias por leer La Matriz de Gestion del Tiempo Importancia vs Urgencia en blogwami.com

Continua con tu camino hacia la innovación