Muchas veces estamos con mucho trabajo y bajo mucha presión. En ese tipo de ambiente es difícil planear tus tareas porque todo es urgente y no tienes respiro para hacer una pausa. Quiero mostrarte una herramienta sencilla que te ayudará a organizar tu trabajo en poco tiempo de una manera muy didáctica. En esta oportunidad veremos la matriz de gestión del tiempo importancia vs urgencia

Importancia vs Urgencia, la Matriz de Gestión del Tiempo

La matriz de gestión del tiempo fue creada por Eisenhower y popularizada por Stephen Covey en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas. En su matriz de importancia vs urgencia, Eisenhower nos brinda un marco para organizar nuestras tareas. Ademas de ayudarnos a organizar, también nos indica el orden y prioridad para atender nuestras obligaciones. Esto lo hace una metodología para mejorar nuestra eficiencia y productividad.

La matriz de importancia vs urgencia genera 4 cuadrantes para organizar nuestras tareas acorde a las características de cada una de ellas.

importancia vs urgencia la matriz de Steven Covey 2

  • El cuadrante 1: corresponde a lo que es importante pero no es urgente
  • El cuadrante 2: corresponde a lo que es importante y es urgente
  • El cuadrante 3: indica a lo que no es importante pero si es urgente
  • El cuadrante 4: indica a lo que no es importante y no es urgente

Observando que características (importancia vs urgencia) deben tener las tareas para clasificarlas según el cuadrante, podemos inferir las acciones a realizar en cada cuadrante:

importancia vs urgencia la matriz de Steven Covey 3

  • El cuadrante 1 corresponde a lo que es importante pero no es urgente –> PLANIFÍCALO
  • El cuadrante 2 corresponde a lo que es importante y es urgente –> HAZLO YA
  • El cuadrante 3 corresponde a lo que no es importante pero si es urgente –> DELÉGALO
  • El cuadrante 4 corresponde a lo que no es importante y no es urgente –> NO LO HAGAS

A continuación detallaremos cada uno de los cuadrantes:

Cuadrante 1:  Alta Importancia y Baja Urgencia

Es el cuadrante mas importante de los cuatro. Aquí están todas aquellas tareas importantes que no son inmediatas. ¿Por que es el cuadrante mas importante? Porque aquí vas a poder planear tu trabajo a futuro. Estas son tareas importantes que no puedes delegar. Planifícalas con cuidado. En este cuadrante trabajas para ti mismo. Este es el cuadrante de la Calidad

Cuadrante 2:  Alta Importancia y Alta Urgencia

Este cuadrante se genera cuando no le prestas atención al cuadrante 1. Una mala o inexistente planificación de las tareas en el cuadrante 1, genera el cuadrante 2. Son las tareas que debes hacer de inmediato porque no dan mas espera. El objetivo es mantener muy pocas tareas en este cuadrante, sino nunca tendrás tiempo para planificar las tareas futuras y todo tu trabajo seria urgente e importante y eso es lo que queremos evitar.

Cuadrante 3:  Baja Importancia y Alta Urgencia

Este cuadrante debe contener aquellas tareas que tienes que delegar. Al no ser importantes no tienes que hacerlas tu mismo. Puedes apoyarte en alguien de tu equipo de trabajo para que así tu tengas tiempo de planificar el cuadrante 1. Es muy importante saber desprenderse un poco de las tareas y confiar en tu equipo de trabajo. Ellos pueden ayudarte con este tipo de tareas. No todo lo tienes que hacer tu. Delegar es parte vital de ser un buen líder.

Cuadrante 4:  Baja Importancia y Baja Urgencia

Si algo no es urgente no lo atiendas de inmediato y si no es importante, no lo planifiques de inmediato. Traduciendo: No lo Hagas. Este es el cuadrante de la perdida de tiempo. El hacer estas tareas no te significará ningún beneficio; por el contrario te restará tiempo para atender los otros cuadrantes, en especial el 1.

 

Resumiendo

La matriz de gestión de tiempo es una herramienta muy didáctica y facil de usar, pero a la vez poderosa para ayudarnos a ser mas productivos. Consiste en enmarcar nuestras tareas en 4 cuadrantes y tomar las acciones indicadas para cada uno de ellos:

  • El cuadrante 1 corresponde a lo que es importante pero no es urgente –> PLANIFÍCALO
  • El cuadrante 2 corresponde a lo que es importante y es urgente –> HAZLO YA
  • El cuadrante 3 corresponde a lo que no es importante pero si es urgente –> DELÉGALO
  • El cuadrante 4 corresponde a lo que no es importante y no es urgente –> NO LO HAGAS

 

En la parte 2 de este articulo te mostraré formas creativas e innovadoras de como usar esta herramienta en tu trabajo real. Puedes leerlo aquí

 

Muchas gracias por leer:  Importancia vs Urgencia, matriz de gestión del tiempo en Blog WAMI

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